6.27 同窓会web会議の練習会開催


日時:6月27日(土)午後8時00分から
 
当日の音声記録を、右帯「ウェブ会議アーカイブ」に掲載しました。


6.23 同窓会web会議の練習会のご案内

事務連絡
令和2年6月23日

神奈川歯科大学同窓会
役員各位

6月21日に情報処理部よりお知らせいたしました
Web会議実施に向けての練習会を以下の日程で行います。
ぜひご参加ください。

参加希望の先生は、必要事項をご記入の上、
このメールに返信でお送りください。

よろしくお願い申し上げます。



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◆ 同窓会web会議の練習会のご案内 (返信ください)
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Zoomを使ったWeb会議の実施に向けて練習会を開催します。

●日時:6月27日(土)午後8時00分から1時間程度

●参加方法:メールアドレスが必要です。
    パソコンやスマホ(タブレットも含む)でご参加ください。
  ※ 今回はWeb会議アプリの「Zoom(ズーム)」を利用して行います。
    ・スマホ、タブレットはアプリ(zoom cloud meetings)が必要になります。
    ・PCからは「ブラウザで参加」も可能です。
    ・参考までに、わかりやすい説明がYoutubeにありましたので、ご覧ください。
     「超初心者さん向けZOOMの始め方」 https://youtu.be/pWmQ-T0GO0g

●Web会議参加までの手順
    (1)参加申し込みをする(このメールに返信)
    (2)情報処理部から参加登録確認のメールが送信される
    (3)当日までに会議参加用のURLなどが送信される。
    (4)そのURLをクリックしてWeb会議に参加する。

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参加申し込みます
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氏名 :
所属 :
メールアドレス :
電話番号 :
使用機器 :
事前の質問事項(もしあれば):
 


6.21 以下のメールを役員あておくりました。

次回役員あてメールは、
質問をきいてから
参加者のアドレスを確認しなくてはならないです。
...............................................................................................................


同窓会理事の皆様へ 情報処理部から
まもなく行われるweb会議の準備が整いましたので
練習会をおこないます。

日時 6月27日土曜日午後8時から
内容 zoomで会議を行いますので各部から1名参加お願いします。
装置 自宅のパソコンかスマホ

わかりやすい説明がyoutubeにありましたので、ご覧ください。
下です。↘
https://youtu.be/pWmQ-T0GO0g
「超初心者さん向けZOOMの始め方」

◎事前にやってもらいたいこと◎
これを見て、事前に自分でzoomのアプリをインストールしておく。
をしてください。

お願いは 事前に ZOOMアプリをパソコンかスマホに入れて準備しておく。
わからないときは、情報処理部にきいてください。
このメールに返送してもらえればOKです。

情報処理部はいままで4回事前準備会議をおこないましたから、
なんでもきいてください。
――情報処理部  佐藤誠  竹花英明  櫻井剛史――
 


6.19 Web会議検討事項

1、基本的検討事項

(1)録画先

  →クラウドの容量が足りない

(2)防災ネットワーク

  →FreeWifi

そろそろ役員に向けてZoom会議を拡大しよう


ネットが不慣れで参加できない役員のために

  →大学会議室に集まってもらって視聴参加してもらう。
  →事務局のノートパソコンを活用
  


6.12 Web会議議事録

佐藤情報処理部常務理事

第3回情報処理zoom練習会議
 2020年6月12日土曜日20:00-21:10 ←6月12日金曜日
______________________________________

・参加者
佐藤誠自宅、竹花英明自宅、櫻井剛史自宅
大舘満会長自宅/パソコン不具合参加できず電話で一部参加
秋本進専務理事自宅/スマホ招待メールが拒否されたため電話調整のみ
______________________________________

常務連絡会、理事会をweb会議で開催のため、問題点を検討した。

Web会議実施場所
第一会場 未定(□横浜クリニック6階教室、□大学同窓会事務所など)
浅井智司副会長(東京都板橋区板橋)、鈴村佑子副会長(神奈川県伊東市)、岩淵通
広報常務理事(東京都府中市)を参加させたい。他に会場参加希望者も。
自宅   参加者自宅、医院

ネット環境
Web会議開催の良好な環境 パソコンはケーブル接続、スマホはできるだけwifiアン
テナに近づくこと。古いルーターを使い続けているときは速度遅いため要注意。必要
ならNTTなどブロバイダーに連絡交換。 
良好でない環境の結果  ネット接続に障害があると、画面は止まったり画面が流れ
る。音声は息継ぎ状態で中断したり、エコー反響で内容が理解できなくなる。

第一会場
□横浜クリニックのwifi使わせてもらえるか、出来ないとき自前のwifi持ち込みで接
続可能か。
□大学同窓会会議室―以前は大学wifi使わせてもらえなかった。今回はどうか。同窓
会独自のネット回線を設置したいとき大学から許可が出るか。
ネット配線確認。配線していない場合有線工事するか、無線wifi接続状態確認。
Web会議用パソコン1台。パソコンに会議専用googleアドレスを登録。
参加者に招待メールを送る。
プロプラン2,000円/月。100名まで可能。
第一会議場設営運営 パソコン担当は情報処理部、その他。パソコンを操作し招待
メール送付、トラブル時対応をおこなう。

議事進行
司会専務理事秋元進 (自宅衣笠栄町)
発言希望者は挙手 zoomで手を挙げる機能もあり
会長長話が多い対策
web会議に向いた進行方法。 はじめに参加者に一言ずつ話してもらう。例えば参加
者周囲の新型コロナの影響についてなど。Web会議ではこれがないと一度も話しない
で聞くだけの参加者になる。
参加者が話をするときミュートボタンを押して解除し話ができるようにする。
主催者は録音することができる。(今回の委員会録音は1.3GB)


議事録
速記 いままでと同じように依頼。ネット参加する方法もある。
そのまま録画したものは不適当か。理事会はCD保存してある。

開催時間
従来は土曜日17:00-19:00。
Web会議なので平日夜も可能
有料プロプラン料金2,000円/月。接続時間に制限なし。100名参加可能。
__________________________________


参加希望者は
・「Zoom cloud meetings」のアプリを事前にダウンロードしておくとスムーズ。
・わかりやすい解説がyoutube「参加者のためのzoom」で説明動画あります。
 


6.12 Web会議検討事項

1、基本的検討事項

(1)秋本専務に参加依頼のメールを送ったが、メールが届かなかった。

  →役員各位の「Zoom会議用」メルアドを収集し送受信できるかを確認する

(2)大舘会長に参加していただこうと思ったが、ネットがADSL、ノートパソコンが旧式ということで、うまくいかなかった。

  →役員各位のネット環境(及び使用機材)が「Zoom参加の要件」を満たすか否か?

会議運営についての検討事項


ネットが不慣れで参加できない役員のために

  →同窓会事務局でZoomホストになる(インターネット回線、パソコン)事が可能か?
  →大学会議室に集まってもらって視聴参加してもらう。

  →横浜クリニック会議室ネット回線を貸してもらいるか?
 


 

参加者による会議の録画について

 ホストが、参加者にローカルに録画保存する許可を与える機能が有効であること
 
  →設定で、ローカル記録をオン、
   「Hosts can give participants the permission to record locally」
   にチェックを入れていること
 


6.6 Web会議議事録

佐藤情報処理部常務理事

〇Web会議に参加できない環境の参加者
 1.副会長浅井智司 板橋区板橋
 2.副会長鈴村佑子 伊東市宇佐美
 3.広報常務理事岩淵通 府中市清水が丘 電話、fax


 常務参加できないとき同担当理事が代理
 広報委員 岩淵、植村、平田、小田(常務連絡会に委員は参加可か)


(Web会議開催の良好なネット環境は、パソコンはケーブル接続、スマホはできるだ
けwifiアンテナに近づくこと。 スムーズにいかないと画面が止まる、音声が息継
ぎ、エコー反響し話が理解できなくなる。)

〇会場
 今までは同窓会事務所 横浜病院会議室
 これから主会場、各自宅
 会議設営はだれが担当するか。

〇議事進行
 専務理事秋元進 衣笠栄町 スマホ(ノートパソコン貸与はどうか)
 発言希望者は挙手してもらう zoom挙手もあり
 会長長話が多い対策


(櫻井)主会場に会長、専務、事務局、来れる理事は主会場に来てもらう
 主会場に複数いると参加者トラブル時裏方として、資料探しに役立つ。
 事務局、速記者は自宅から参加する方法あり。
(web会議にむいた議事進行方法がある。


〇議事録
 動画は不適当ではないか
 紙文書
 理事会はCD保存してある

〇開催時間
 今まで土曜日17:00-19:00
 Web会議なので平日夜も可能
 40分まで無料、 有料料金2,000円/月


 次回の常務連絡会予定日6/20土曜日

 


6.6 Web会議検討事項

 1.インターネット接続について
 竹花がTOKAIのイーサネットに直結したことにより
 画質音質がやっと人並みになった(^^;
 参加各位のネット環境が重要?

2.会議録について 
 速記者にWeb会議に参加してもらい議事録を作成してもらったらどうか
 
3.会議参加方法
 ホストを事務局に設定し、三役は大学会議室から参加?
 ネット環境が無い先生は、横浜クリニックか大学で合同でWeb会議に参加?
 
4.将来性
 新型コロナが治まった後でもWeb会議を活用することで
「交通費・宿泊費の削減」が出来る?
 
 将来襲ってくるであろう自然災害などに対応する事ができる?
 


 

会議の録画について

 会議開催前に竹花が環境チェックの為 「録画を停止」していたものを
 会議開始後もそのままにしてしまったため
 第2回会議の模様が記録できなかった。
 


6.2 Web会議検討事項

 
1.インターネット接続の問題点
 Wifi接続で通信の断絶が発生することがあった

2.会議録について 
 事前資料は紙媒体かPdfファイルにするか
 


 

インターネット環境調査アンケート実施

櫻井先生からの提案

 
WEB会議についてですが先ずは役員の先生方の環境調査アンケートを実施されてはと思います。実施済み
  


 5.26 Webでの会議開催

 
昨年度、令和2年2月22日の第5回理事会以降、中止となっております同窓会の諸会議につきまして、令和2年度第1回予算決算特別委員会は決算監事会が延期になったことに伴い、6月7日の開催が不可能となりましたので、議長・副議長、予算決算特別委員会の委員各位にご了解を頂き、中止といたしました。

6月20日(土)の常務連絡会、7月18日(土)の理事会につきましては、議場にご参集いただいての会議は中止とし、Webでの会議開催(Zoom等を利用)総務・財務・情報処理部を中心に検討しております。
開催にあたり、まず少人数の関係者でプレ会議にてルール作りを行い、役員各位には開催日時を改めてお知らせ申し上げます。
 


 

インターネット環境調査アンケート実施

櫻井先生からの提案

 
WEB会議についてですが先ずは役員の先生方の環境調査アンケートを実施されてはと思います。
 
■アンケート設問内容
選択肢から1つを選択してください。
 
<インターネット回線について>
・光回線
・光回線以外のインターネット回線
・インターネット回線なし
 
<使用する端末の種類について>
・ノートパソコン
・デスクトップパソコン
・タブレット
・スマホ
・端末なし
 
<マイクの有無(内蔵含む)について>
・あり
・なし
 
<WEBカメラの有無(内蔵含む)について>
・あり
・なし
 
<WEB会議の経験の有無について>
・あり
・なし
 


 

コールセンター(サポートディスク)の設置

櫻井先生からの提案

 
会長や専務は議事進行のため対応困難と思われ、情報処理部が会議中に接続について接続状況の確認やアドバイスを行う目的として
 
・PCの場合、LAN直結なのかWi-Fiなのか
・上手く接続できないときのために携帯電話のリスト
  


ZOOMアカデミージャパン
Zoomサポートページ

web会議の練習会参加者名簿
(6月24日更新版 情報処理部 部外秘

Zoom会議参加マニュアル
(静岡県歯会広報情報部)

WEB 会議システム運用規定
 (静岡県歯科医師会:取扱注意

神奈川歯科大学同窓会ウェブ会議実施アンケート
(神奈川歯科大学同窓会)

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役員向けZoom会議説明
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