11.14令和2年度第2回理事会を開催しました

(Web会議+大学本部棟4階会議室)




11月14日(土)17時より
令和2年度第2回理事会を開催しました。
大学本部棟4階会議室とZoomを併用した会議として実施しました。
 
(1)会議室のWifiルーター(大学のネットワークセンター管轄)が更新されていました。

当日3時半より監事会がありましたので、私は三島を午前11時に出て車で横須賀に向かいました。2時30分くらいに到着し、私の分を含めて5台のPCについてWindows、およびZoomのアップデートを確認設定しました。

なお今回は事務局のご尽力であらかじめPCを会議室の机に配置し電源コードも接続されていて助かりました。さらに事務局においてWindowsデスクトップから「ワンクリックでZoom会議に参加できる」ようにショートカットまで作成されていました。


準備万端整ってネットに接続しようとした時・・・それは起こりました。

「インターネットに接続されていません」という無情なメッセージが表示され、私は一瞬で血の気が失せました。Wifiの電波自体は最大パワーで受信されていますが、インターネットに接続されないのです。
事務局の加藤さんによると、最近大学においてルーターの仕様変更があったそうで、ハードウェアが新しくなっていたのです。

緊急避難として事務室内に設置してある従来のルーターから電波を飛ばして対処できるか試みました。大沢理事の協力で電波受信テストを繰り返したところ、事務局と会議室のドアをあけ放っておけば何とかなりそうでした。ただ受信レベルは10から20%低くなり、無事Zoom会議ができるか不安の中で会議開始時間になってしまいました。
いったい何時間うろたえていたのでしょうか?(自爆)

 
(2)会議中にハウリングが生じ困りました。

会議の初めの時点でハウリングが生じていたので、櫻井先生から「ホスト側で全員ミュートにできるのではないか」と指摘していただき、まずこれを実行しました。

原因と対策をネットで調べてみました。事例として以下の記事がありました。
https://www.excite.co.jp/news/article/TokusengaiWeb_17370868/

"Web会議でハウリングがよく起こるケースは、「本社側=同じフロアに複数人」と「リモート側=それぞれ1人ずつ」がweb会議をする際だ。たいていは、本社側にその原因がある。Web会議が開かれている同じ部屋(同じフロア)で、各人がそれぞれ自分のノートパソコンを持ち込んで会議にのぞむと、各人のノートパソコンのマイクとスピーカーがお互いに干渉しあい、ハウリングが起こる。"

まさにこれだ!

さらに発言者以外はミュートなのに何故ハウリングが起こったのか?

それは、会議室内のPCが10台近くありその付属スピーカーが聞き取りにくい(みんな年寄りで耳が遠い事もある)ため、各PCのスピーカーがフルボリュームだったので、その音を発言者のマイクが拾ってしまったのだと思います。
ハウリング恐ろしや・・・

高橋常務は参加者全員がヘッドセットを使えば良いと言っていました。木本先生に聞いたのですが、大学での会議では、画面はプロジェクターの大画面、音は専用スピーカーから流しているようです。理事会の席上、櫻井先生、桂副会長からの発言にもあったようなシステムづくりが急がれる所以だ。
(3)各自の「名前」を表示できない

インターネット接続のトラブル、ハウリングのトラブルがあったので各参加者の表示名をホスト側で書き換える余裕が無かった・・・
今までのZoom会議における佐藤常務の神業的対応に改めて頭が下がります。

それにしても、事前に「開催通知メール」でお願いしたにも関わらず、このありさまでしょ?芦田先生でしたっけ?「名前の直し方がわからないので教えてください」という発言を受け櫻井先生が的確な助言を与えて変更ができた先生もいらっしゃったのに、そのあとでもシカとして直さない先生には頭に来ますね。
 
(4)議事録が作成できない危機に直面!!

今までZoom会議で開催した常務連絡会、第1回理事会の議事録はZoomレコーディングを事務局の加藤さんが書き起こしてきました。

今回致命的に重大な事件が発生し議事録が作成できない危機に直面した!!

今まで述べてきたように今回の会議は様々な不幸な事例を体験しましたが、その中でも最大の事件は「レコーディングできていなかった」ことです。Zoom画面上のレコーディング中という記載は確認していたのですがローカルPCにデータは無かった・・・

そうだクラウドにあるはずだ・・・そう思った矢先Zoomから非情のメールがきたんです。「クラウド録音ストレージの録音制限を越えました。」

徹底的に打ちのめされました。藁をもつかむ気持ちでサイトを訪れたところデータが残っていたので急いでダウンロードしました。

(5)もちろん良い事もありました

今までの記事で、きっと竹花は打ちのめされて再起不能だろうな、そう思われた先生もいらっさるかもしれませんね。でもご安心ください。疲れ果てているだけで、まだくたばっていません(自爆)

会議終了後に鈴村副会長がわざわざ声おかけに来てくださって、縁の下の力持ちはもちろん必要だけど会の為なのだからどんどん発言して欲しいし必要な経費があれば言ってくれ、
このことは浅井副会長も理解しているし、大館会長だってわかっている、というような発言がありました。
会議上でも桂副会長も好意的だったし、特に高橋常務、金子常務、大沢理事、浜田理事は応援してくれそうです。
 
各位におかれましては、

Zoom会議の基本的なシステム構築について、ハードウェア面、ソフトウェア面からご提案ください。

 文責:竹花英明(情報処理部理事)

 

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